中图分类号：G251.6 文件标识码：A 文章编号：2095-2457（2018）04-0185-002

On the File Management of Large-scale Sports Events in Colleges and Universities

GONG Wei-chen GUO Dong-xiao

（1. College of Sports and Art， Shandong Agricultural University， Tai’an， Shandong 271018， China；

2. Taishan Nursing Vocational College， Tai’an， Shandong 271000， China）

This paper expounds the status quo of the archives management of large-scale sports events in colleges and universities，points out the problems existing in the archives management of large-scale sports events in colleges and universities，and puts forward the methods and requirements for archives management of large-scale sports events in colleges and universities.

Large-scale sports events；Sports files；File management；Methods and methods

体育工作是高校工作的要紧组成部分，伴随高校体育事业的如火如荼和场馆设施的的不断改变，大型的体育赛事陆续走进高校校园，这不只提升了学校的知名度，活跃了高校的校园文化氛围，也给高校体育的进步带来了新的生机和活力。部分高校为了在大型赛事中一展本校的体育风采，在承接大型的体育赛事、组建高水平运动队、引进体育人才、组建高水平的教练团队、与资金投入等方面做了很多工作。高校也培养了不少国家级的出色运动员，在运动练习、运动管理等方面也积累了不少经验。竞技体育愈加遭到高校，甚至是一些国内名校的看重。正是因为各大高校对体育赛事的看重和国内知名高校的不断加入，使得高校体育的运动水平愈加高，成绩、名次的角逐也愈加激烈。现在要想在体育比赛中获得优秀的成绩，绝不是易事。新形势下，怎么样记载高校体育进步的经历，保存并记录下那些激动人心的竞赛场面，完美的再现斩金夺银的瞬间，那就需要全方位细致的做好体育赛事的档案管理工作。

1 学校体育大型赛事档案管理的近况

谈学校体育大型赛事的档案管理工作之前，大家先认识一下高校的档案管理工作。从现在高校档案管理状况来看，各高校都很看重档案工作，尤其是 2008年9月1日新的档案管理方法实行以来，大多数高校都设立了档案管理行政编制，配备了具备肯定专业素质的专职档案管理职员和一流的互联网档案管理软件，拟定严格的档案管理规范，建成了设施互联网化功能自动化、管理规范化的现代化档案馆，学校的档案管理工作有序稳步的进行。从技术层面上讲，打造体育大型赛事的档案入档工作不是一件困难事。然而，体育工作中产生的档案除人事、教学、科研、学籍、财务、基础设施等，根据学校的统一需要，有各自的主管部门组织入档外。其他体育活动，譬如组织和参加强型体育赛事的档案，就极少入档。体育档案的管理近况，与高校档案管理的水平和体育事业的飞速发展水平极不相称，存在着很多问题亟待解决。

2 体育大型赛事档案管理存在的主要问题

（1）对体育档案管理的认识不够充分，档案意识淡薄。组织一次高水平的体育比赛，参赛各队从赛前集训、组织报名、到参赛整个过程都要进行刻苦的练习和精心的筹备。承办一次大型体育赛事，从赛事准备、开、闭幕式的表演、比赛过程、与颁奖等方面，也要进行认真准备。组织者挖空心思也要把竞赛过程搞得是轰轰烈烈，热热闹闹，井井有条。但比赛结束后，无论是参赛方还是组织方，大都忽视赛后的档案入档工作，成功的赛事留不下有价值的信息资料，导致一些珍贵的体育赛事资料丢失。以山东农业大学为例，近几年来学校先后承办或参加过《华东区高等农业院校第十二届田径运动会》、《第三届CBA年轻人队与CUBA球队对抗赛》、校篮球队多年蝉联山东大学生篮球赛冠军，连续十几年参加北方赛区的比赛，两次打进全国CUBA的总赛、2017 年校篮球队和田径队队员，代表山东参加第十届全国大学生运动会，男篮获5、，男子三级跳远获得铜牌，获得骄人的成绩。像承办或参加如此的比赛，赛后应该认真组织材料，提交给学校档案馆存档，形成行政性的文件，以便以后查看。然而，因为大家对档案管理认识不够深刻，忽视了这类大型体育赛事的档案入档工作，在校档案馆里查不到任何信息。如此的大型赛事活动，假如不去整理存档，以后他只能成为大家之间流传的故事，伴随时间的流逝而消失。因此，大家需要看重大型?w育赛事的档案管理工作，准时组织材料入档，形成具备行政意义的档案材料。

（2）缺少专职的档案管理职员。档案管理新方法颁布将来，各高校虽然对档案馆的硬件设施和软件系统都进行了补充，但缺少有专业素质的档案管理职员的情况，却一直没得到改变。以山东农业大学为例，学校属百年老校，下设17个二级分院有在校生33757人，教职工2677人，档案馆建筑面积2000多平米。如此规模的高校，档案馆只有4名职员，而且大多数是非档案管理的专 业职员。学校二级学院不设档案室。档案管理职员配置不足，工作量大，紧急制约了学校档案管理工作的进步，对档案管理中90后科目的体育赛事档案管理影响就更大了。 （3）高校档案管理软件除去像人事处、科研处、教务处、财务处、学工处等主要部门有我们的分账号，能直接和档案馆进行档案业务往来外，其他二级学院没分账号，不可以通过档案管理软件直接和档案馆进行业务联系，?哪持忠庖迳辖惨灿跋旌椭圃剂颂逵?的档案管理。

（4）责任不清楚。大型赛事的档案整理工作由什么部门具体负责，是组委会、办公室、档案馆、还是资料管理员，责任不够明确，无人去组织整理赛事材料，也就没办法完成大型体育赛事的档案入档工作。

3 做好高校体育大型赛事档案工作，需从以下几个方面进行

3.1 充分认识体育档案管理的重要程度

管理好体育档案，是对学校体育历史的传承和进步；是对学校体育工作者辛勤付出的尊重；也是对体育工作者的鼓励与鞭策；是广大师生的精神食粮；是学校迎接检查和评估的第一手资料；大型体育赛事只有建档立案，才能保证它的长久性、行政性与鲜活的生命力。每当大家把体育档案中的美好片段，尤其是大家获得辉煌战绩的比赛视频展示给广大师生的时候，它势必勉励大家的学子，愈加热爱我们的母校，增强学生的自豪感和凝聚力，以愈加饱满的热情投入到学习和日常去，这就是体育赛事的魔力。因此，大家需要做很大型体育赛事的档案保存工作，保护好大家的体育成就。

3.2 配备专职或兼职的档案管理员

第一，高校体育档案管理是一项专业性非常强的工作，它需要档案管理员既要由档案管理方面专业常识，同时还要 有雄厚的体育理论基础，并可以深刻解析大型赛事的内涵，它需要档案管理员，不只有高度责任感和使命感，还要有认真负责的工作态度。因此，选择懂体育，敢担当，有责任心的人去履行档案管理员的职责，通过档案管理员与学校档案馆进行业务交流，完成体育专业与档案管理专业的对接，充分挖掘和借助现有些档案管理资源，完成大型体育赛事的档案归档工作。职员选择，可以是办公室职员，也可以是赛事组委会职员、还可以是资料管理员。第二，增加硬件设施，为档案管理员配备计算机、摄像机、照相机等电子设施要配备，以便采集和整理体育赛事信息，也便捷与档案馆的业务互通。最后，要对档案管理员进行业务人员培训，使其尽快适应本工作。

3.3 拟定大型赛事档案管理的方法

1）要明确责任；体育档案的管理工作有档案管理员负责，归档所需的所有材料由档案管理员采集、鉴别、统计、整理，并将整理好的档案材料在规定的时间内上传学校档案馆，有档案馆的职员进行归档、保管和提供借助。

2）大型赛事的定位：大型赛事是指省级或省级以上政府、学校主管部门、体育协会等组织的比赛、同级别之间的邀请赛、学校传统项目（譬如田径）的比赛等。

3）大型赛事归档需要采集的材料（1）关于批准承办赛事的批复文件。（2）筹委会、组委会领导成员名单。（3）特邀嘉宾名单。（4）组委会工作计划和要紧活动策略。（5）竞赛流程总则，竞赛总日程表，各单项竞赛流程。（6）赛事总成绩册、秩序册，各单项成绩册、秩序册、最后排名。（7）运动员资格规定、审察方法，运动员资格问题处置决定。（8）运动员报名手册，技术代表、技术官员、运动员名册；（9）总成绩册，每天成绩通知。（10）影像资料主要包含开闭幕式、颁奖、各种会议、各种要紧活动、与比赛过程中产生的音、像材料。（11）组委会和竞赛委员会的赛后总结。（12）若有会徽、会旗、吉祥物请详述制作策略，并配以实物。（13）值班大夫和值班保安职员名单。

4）将采集和整理好的档案材料，分别以电子版和实物的形式上报校档案馆由档案馆管理职员整理、设计、存档，以备后用。

3.4 采取“亡羊补牢”的办法，对以前承办或参加过的还没进行存档的大型体育竞赛档案，进行挖掘式补充整理。主如果通过教练员和运动员回忆，结合奖杯、奖牌、与举办赛事的有关文件等实物，对大型体育赛事的信息材料进行挖掘整理，补齐档案材料，并建档立案。

近几年来，高校已培养多人代表国家队在国际比赛中摘金夺银，体育职业联赛中也有高校培养出来的体育明星。伴随国内体育改革的不断进步和体育人才选拔渠道的不断健全，高校体育已经成为国内体育事业进步的要紧组成部分和出色运动员成长的沃土，创建全方位适当的高校体育档案管理体系，做很大型体育赛事赛事的档案入档工作势在必行。大家需要以科学、严谨、勇于担当的精神和对高校将来体育进步负责的态度，做好高校大型赛事的档案管理工作。