0引言

在现阶段国内文秘工作拓展中，因面临更高的需要，需确保文秘工作更为高效和准确，传统文秘工作模式也势必表现出明显的不适应性，容易增加出现问题的概率。在现代文秘工作中不容忽略积极运用各类先进技术方法，其中办公智能化进步就是要紧辅助方法，可在现代文秘工作优化中发挥积极推动作用。办公智能化有关技术和处置方法的应用，确实对现代文秘工作产生较大影响，其中虽绝大多数是积极推进影响，有助提高现代文秘工作水平，但也对文秘员工提出新的挑战，需其能积极适应新的工作模式，为此，有关研究极为必要。

1办公智能化概述

办公智能化是现阶段办公范围中较受看重的一类新型工作模式，主要指在办公室工作中，充分运用现代信息技术，促进原有办公室工作得以形成更为理想的优化用途，特别在办公效率及准确度方面，更可进行切实的改变。随着现阶段信息技术的推广及通信技术的进步，办公智能化水平同样也愈加高，能有效达成对办公职员工作量的明显减少，促进办公水平得到更好提高。基于现阶段办公智能化系统的构建而言，主要涉及计算机设施、通信互联网、办公智能化软件与其它辅助设施，由此更好形成理想的人机信息处置系统，便于更好优化处置各项办公业务，特别在信息资料的获得、加工、剖析、共享与存储、借助方面，可形成更高效率和更高准确度，且能同时处置各类数据信息，对办公职员的辅助用途较强。

随着现阶段办公智能化模式的推广、运用与有关技术方法的革新进步，办公智能化在愈加多的方面发挥出了要紧用途，功能也却来越全方位，其中较突出的功能价值有以下几个方面：第一，办公智能化可有效达成各类数据信息资料的便捷处置，特别面临目前愈加冗杂的各类数据信息资料，传统办公处置方法应用的成效并不特别理想，易出现数据信息资料应用效率低下的问题，但在办公智能化应用下，文字、数据、图形、语音与视频等各类信息资料均可形成理想处置，由此表现出更强的信息资料应用价值；第二，办公智能化还能有效达成各类行政事务的优化处置，这也是原有办公相对冗杂的任务，无论是人事管理、薪资管理、办公用品管理，还是财务信息管理，在办公智能化应用中均可形成较为理想的优化用途，得以促进行政事务处置更为高效、准确，解决原有人工管理存在的明显混乱或滞后性问题，管理职员应予高度看重；另外，办公智能化在通信方面的优化成效同样较为理想，可在办公室内部构建理想的人与人交流途径，促进每个部门间与每个职员间的信息交流更为便捷、顺畅，在整个单位内部有效构建信息共享平台，以此更好优化各项办公业务拓展；最后，办公智能化还能够帮助进行辅助决策，在单位管理方面发挥要紧用途，特别在充分剖析运用各类数据信息资料的基础上，可为有关决策职员提供有价值的参考建议，最后提高决策准确度。

2办公智能化进步对现代文秘工作的影响

2.1能够帮助提升办公效率

办公智能化进步对现代文秘工作的影响第一表目前工作效率的提高上，这也是切实优化现代文秘工作的要紧着眼点。在拓展传统文秘工作中，因需处置的信息资料较为冗杂，且总是存在着较大的变动可能性，这样也就非常可能致使文秘工作效率低下，且明显增加文秘员工的负担和重压。在办公智能化进步中，文秘员工可借用较为一流的办公智能化软件，达成很多文秘工作的灵活、优化处置，以此更好提高文秘工作效率，减少文秘员工的负担。譬如在最为基本的文稿撰写工作拓展中，如文秘员工依托传统文稿撰写模式，不只前期撰写困难程度较大，在后续反复修改与格式调整中，同样也易浪费很多时间，且非常难形成较为理想的文稿撰写成效，成为文秘员工较为头疼的工作任务之一。但在办公智能化有关软件的辅助下，文秘员工可直接借用现成的文稿模板进行文字撰写，在文字撰写过程中，如存在明显的错误，相应软件也可进行自动提醒，由此更好达成对文稿撰写效率的提高，且后续修改的次数总是会明显减少，能够帮助更好优化文稿撰写水平，对文秘员工的辅助用途价值较为突出；

2.2能够帮助优化信息运用

办公智能化进步对现代文秘工作的影响还表目前信息资料的运用方面，这也是目前文秘员工的要紧任务之一。在现代文秘工作拓展中，因存在很多有待于采集、整理、传输和剖析、存储的信息资料，相应工作拓展困难程度较大，假如文秘员工依托传统工作模式，不只会出现较大的工作量，同样也极易出现较为明显的混乱，随之致使信息资料的应用价值受损。办公智能化的进步应用在该方面同样也可产生积极影响，能够帮助促进信息资料的运用更为高效、有序，达成整个环节的革新变革，解决信息资料的制约问题。譬如在前期很多信息资料的采集中，文秘员工就可充分借用办公智能化平台，从多个部门或范围，依托网络技术，获得较为充分、全方位的数据信息资料，且确保数据信息资料种类的多样性，为后续应用创造理想条件；在信息资料的整理和剖析方面，办公智能化有关软件的应用同样也可对其进行智能化剖析和调整，能够帮助促进所有数据信息资料依据目的和需要进行分类运用，以此防止可能出现的数据信息资料的紧急混乱；在数据信息资料的传递方面，办公智能化的应用更可依托相应平台，在单位内部形成高效信息互通途径，便于更好优化信息资料的高效传递，促进其可在更多方面发挥积极推动作用，防止信息共享不当带来的限制；在很多数据信息资料的存储方面，办公智能化的应用不只可充分借用计算机设施及其它硬件设施进行存储，还可借用网络进行云存储，这样愈加便于后续查阅和用，成为目前颇受看重的处置方法；

2.3能够帮助改进管理成效

在办公智能化进步背景下，现代文秘工作遭到的影响还表目前各项管理和调度方面，特别对各项活动安排，现代文秘员工同样面临较高重压，一旦出现任何偏差，不只致使有关活动没办法有序拓展，同时还会带来紧急资源损耗和资金损失，应引起文秘员工的高度看重。在原有单位各项活动安排管理中，较容易见到的问题就是时间和地址冲突，进而致使后续活动拓展中出现矛盾，非常可能导致紧急的混乱。在办公智能化应用后，文秘员工总是可充分借用有关时间管理和地址管理系统，更好达成各项活动的合理安排，仅需在相应软件中输入各项活动的拓展时间与地址，就可进行自动剖析评估，判断是不是存在相互冲突的活动，对冲突问题还能自动调整，由此更好确保各项活动的有序拓展。当然，在相应活动安排与调度工作拓展中，文秘员工还可纳入人的维度，确保管理职员能依据自己需要，合理参与各项活动，防止出现“分身乏术”的问题；

2.4可能存在信息安全隐患

在办公智能化进步背景下，现代文秘工作遭到的影响不只表目前上述每个积极层面，同样也非常可能带来一些不利影响和风险，进而给现代文秘工作带来冲击。随着办公智能化的推广、运用，现代文秘工作总是出现翻天覆地的变化，传统工作模式向现代工作模式转变的过程中，一些文秘员工也易出现不适应现象，进而出现一些失误，影响现代文秘工作效果。其中信息安全隐患就是不容忽略的核心问题，非常可能致使文秘工作出现紧急漏洞，给单位进步带来不利影响和风险。譬如对文秘工作拓展中涉及的一些重点数据信息资料，假如文秘员工未能进行针对性保护，随便运用办公智能化软件进行存储或传递，就易面临被盗或被篡改的风险，致使单位重点信息泄露，由此导致的损失不容忽略。除此之外，因办公智能化下的文秘工作效率较高，员工在高效处置各项工作任务时，同样也易出现一些人为失误，特别是对一些信息资料的整理与共享，一旦出现偏差问题，则同样也会酿成紧急后果，应引起现代文秘员工的高度看重。

3办公智能化在现代文秘工作中的优化运用

3.1重视软、硬件配置

办公智能化在现代文秘工作中的应用优势明显，成为改进和推进现代文秘工作革新转变的要紧方法，应引起每个单位的高度看重。在现代文秘工作中为有效达成办公智能化的应用转变，第一应重视塑造合理、可行的办公智能化系统，对办公智能化运行所需的软件与硬件予以优化配置，由此更好打造理想的办公智能化条件，为现代文秘员工提供有力支持。在办公智能化系统配置中，单位管理职员第一应加强对办公智能化的看重程度，意识到办公智能化进步应用带来的明显优势，进而就可在该方面切实加强投入力度，确保办公智能化系统构建所需充分得到提供的资金，防止因资金短缺影响软件与硬件运用的引入。当然，在单位内引入运用办公智能化有关的软件和硬件时，同样还需重视较强的针对性，结合单位自己文秘工作或其它办公需要，合理选择相匹配的软件和硬件，由此更好促进这类软件和硬件可在后续得到优化运用，防止影响现代文秘工作拓展成效，或出现紧急的资源和资金损耗问题。对办公智能化系统有关软件和硬件的配置，总是还需重点考虑单位自己实质情况，譬如单位经济情况、办公职员情况与具体业务情况，总是都需在软件与硬件引入时进行综合考虑，最后保证相应软件和硬件较为适合、适当的配置。

3.2重视平时工作转变

在现代文秘工作中运用办公智能化系统时，员工总是还需密切结合具体工作，特别是对文秘员工的平时工作，更需引起高度看重，以便促进办公智能化系统得以优化运用，能对现代文秘工作形成理想的辅助成效。基于此，现代文秘员工应密切结合自己平时工作任务，充分探讨怎么样达成从传统工作模式到办公智能化的转变，由此更好促进平时工作得以充分产生办公智能化的积极作用，防止该方面出现妨碍。结合现代文秘工作的主要任务进行剖析，办公智能化的融入运用应体目前很多方面，特别对一些平时相对冗杂的重复性工作任务，更应努力借用办公智能化进行革新，由此更好提高现代文秘工作效率，同时确保现代文秘工作拥有更高准确度。譬如在单位内部打印机等设施应用中，员工应重视借用共享软件予以充分运用，促进相应打印机设施可被单位内所有职员便捷用，由此提高对所有需打印文件的工作效率。在现代文秘工作中涉及平时信息资料传输与职员间交流交流时，办公智能化的应用同样也应引起看重，文秘员工应积极运用办公智能化平台，重视达成对所有信息共享与交流交流的优化完成，尽可能防止出现滞后性或混乱性问题；

3.3重视员工转变

在现代文秘工作中融入运用办公智能化时，员工层面的转变更不容忽略，需要现代文秘员工能积极适应办公智能化进步新环境，以此更好发挥出办公智能化应用价值。对现代文秘员工的转变需要看，员工第一应积极转变自己工作理念，充分认识办公智能化的要紧价值，明确传统工作模式存在的问题和缺点，进而也就能积极、主动适应办公智能化工作模式，从观念层面予以调整。在办公智能化背景下，现代文秘员工总是还需培养相匹配的一些工作理念，譬如高效观念、信息观念与精细化观念等，均需现代文秘员工予以树立，由此更好达成对现代文秘工作的积极转变，防止因受传统粗放化工作观念的影响，致使自己没办法对办公智能化有关工作模式予以积极适应。在此基础上，现代文秘员工还应熟练学会办公智能化系统的应用，确保相应工作拓展较为规范、有序，防止因技术层面的限制原因，影响现代文秘工作效果。譬如在单位引入运用办公智能化有关的新技术与新设施后，总是就需文秘员工予以积极学习和学会，以便准时达成自己工作的优化调整，充分发挥出办公智能化的应用价值，防止因自己失误操作或不规范行为，产生紧急不好的后果;

3.4重视信息安全

办公智能化进步下的现代文秘工作要想形成较为理想的优化成效，重视信息安全同样极为必要，以便达成单位所有信息资料的有效保护，防止出现较为紧急的信息泄露或被窃取风险。基于该方面诉求，现代文秘员工应第一拥有较高信息安全保障意识，明确办公智能化背景下存在的所有信息管理和应用风险，进而有针对性地予以防控，规范自己工作行为，在充分运用办公智能化的基础上，避免可能由此产生的不利影响和风险;除此之外，针对办公智能化系统也应进行健全，围绕信息安全保障需要，合理配置相应的安全防护软件，规范安装用防火墙，解决办公智能化系统方面存在的安全漏洞。

4结语

综上所述，办公智能化在现代文秘工作中有哪些用途价值不容忽略，为更好优化办公智能化用途成效，员工应重视加强对于办公智能化的认知程度，明确办公智能化带来的积极影响和风险原因，进而从多方面进行办公智能化的优化引入和规范运用，逐步达成现代文秘工作的革新转变。