1、做好档案保管过程中的保密工作

?一?档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。

从大体上讲，档案库房应根据国家有关规定单独兴建，但有一些不拥有条件的单位，总是将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不适合将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防偷窃。还应尽可能做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，拟定严格的库房管理规范，无关职员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学习管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

?二?绝密档案的管理和保密

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济进步的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，需要管理好绝密档案。

１、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

２、提升绝密档案管理职员的素质。绝密档案管理职员具备特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他们对守旧党和国家的秘密负有比一般员工更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理职员的素质是个重点。绝密档案管理职员需要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不只要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续了解，而且要预防“无形”?储存在头脑中?秘密的泄露。因为档案管理职员常常接触党和国家很多的秘密，这类秘密伴随主人的社会活动被带到每个复杂的场所，总是一句话，说者无意，听者有心，在无声无息中就泄露了秘密。所以档案职员无论在什么场所，都应做到严守秘密，万无一失，把守旧国家秘密做为我们的神圣职责和应尽的义务。

３、加大绝密档案的平时管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，需要经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，其他人无权擅自调阅。绝密档案用完毕后应准时清对、检查，发现失密、泄密问题，应准时查明缘由，进行弥补。

?三?做好档案的保管期限与保密期限的区别工作

确定保管期限的原则是，正确剖析和辨别档案内容的现实用途和历史用途，依据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全方位确定档案的保存价值，准确地断定档案的保管期限。而保密期限是依据国家秘密事情在肯定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益导致的害处来确定的，它表示该国家秘密事情在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事情低于３０年，机密级事情低于２０年，秘密级事情低于１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指拟定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事情的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事情，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密手段，不能擅自决定解密和随便对外提供。

?四?档案管理职员的职责

档案管理职员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利原因而使档案损毁。对已经破损的档案，要准时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不只保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是需要档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至导致档案损毁或丢失等紧急状况。不乱，就是需要档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项要紧的基础工作，档案保管职员要持之以恒，时刻警惕，预防档案的损毁，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

?五?档案涉密状况的变化

档案在保管过程中，其密级不是千篇一律的，而是伴随时间的推移和文件贯彻的状况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大部分的，总的趋势是降密，直至解密。其变化缘由有3、一是保密范围的变化；二是密级文件用途的变化?原来的密级文件指导用途与目前工作不相适应，已失去了指导用途，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除去。?；三是保密时限的变化。原馆?室?所存档案涉密文件，只标有密级而没保密时限，多数都是超期服役，比如，５０年代的绝密文件大都需要根据《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的需要去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化学会划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

?六?做好档案密级的调整工作

１、要贯彻落实《保密法》与１９９１年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提升认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格实行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动同意保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴别。严格划清密与非密的界限，确定什么档案能开放借助，什么限制在肯定范围内借助，什么还不可以提供借助，为以后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

２、要打造起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不只要立足于目前的实质工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉大家，以往关于档案保密的规范还不完善，适应不了《保密法》的需要，需要健全增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作规范化、合法化的需要，应打造以下三个规范：?１?打造划定密期规范，以便届满自行解密；?２?打造调密公告单规范，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发公告单告知档案馆?室?，以便衔接工作，准时学会，当令变动；?３?打造涉密档案接收标准规范，加大涉密档案的规范化建设。

３、要加大涉密档案的科学习管理。在调密工作中大家发现，过去常常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，导致了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的方法。以１９９１年贯彻国档发２８号文件推行馆?室?藏涉密档案解密划控工作为界，对以前很多混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在以后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等手段。以后对密级文件尤其是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供借助中导致机密扩散的漏洞，与涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，打造涉密文件统计台帐和存放地址索引，为科学的管理，准确的学会，有效的保密，准时的提供创造条件。

2、做好档案借助过程中的保密工作一?做好档案借助中的监督工作

档案借助监督是做好档案借助过程中保密工作的一项要紧手段，它能有效地发现并制止纠正档案借助过程中不利于档案保密的各种不好的行为，从而做到既能借助档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案借助监督可以从以下几个方面推行：

１、规范建设。档案借助规章规范一般有阅览规范、外借规范、复制规范等。依据实质状况，对不同层次的借助职员确定不一样的借助范围，规定不一样的审批手续，使提供借助工作有章可循，在大力拓展档案借助工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案借助规章规范的条文应严密而简明，便于实行，并在实践中认真加以总结，不断充实和健全。

２、队伍建设。担负借助服务工作的档案管理职员，是借助规范的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，需要拥有较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要拥有专业常识，熟知所保管的档案内容，熟知档案法规；三是文化素质，要有较高的文化常识，能总结和剖析借助工作中的经验与问题，从中学会借助工作的规律。除此之外，还要有敏锐的工作能力和察看能力，擅长做借助者的工作，能独立处置借助中出现的一般问题。

３、监督手段。在借助中，要依据不一样的借助对象的不同目的，学会其心理和思想动机，加大重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获得凭证而来馆查阅档案的借助者，要预防偷撕或涂改档案；对一些平常培养看书划线或翻书沾口水之类习惯的借助者，要准时提醒。做好借助监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传借助档案的规范与规定，勤与借助者交谈，学会其借助目的与动机；二是眼勤，勤察看动态，置每一个借助者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤剖析借助者的状况和借助成效，勤检查被借助的案卷，勤督促借助登记规范的落实。要在借助者离去之前，细心检查翻阅被借助过的案卷和文件，发现问题准时查处，并在借助登记簿上备注说明。对于损毁档案较为紧急的违法行为，应准时报告有关领导，以便准时查处，挽回损失。

?二?正确处置好档案保密与借助的关系

守旧国家机密是每一个公民应尽的义务，更是档案管理员工的神圣职责。平时工作中，档案管理职员十分看重档案保密，工作尽心尽职，但因为在传统的保密观念影响下，档案工作常见存在着重保轻用、借助不足的现象。由此产生一些弊病：大量档案得不到充分的借助，甚至有的非常有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，导致档案浪费；领导不可以准时全方位地知道状况，有效地借助档案；档案管理职员的管理价值也很难在借助档案的成效中体现出来。上述状况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实健全工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了借助，是有空闲、地址、范围限制的借助，保而不需要只能失去保的意义，失去档案的价值。当然，借助需要是在保密基础上的借助，无限制的借助会给党和国家的安全和利益导致风险。所以，对档案工作来讲，保密与借助两者都十分要紧，决不可偏颇。

?三?进一步做好档案开放中的保密工作

千篇一律地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是错误的；但假如缺少保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放借助范围，也是不对的。因此，在开放档案为社会各界所借助的同时，应当做好相应的保密工作。

１、做好档案的审察工作。审察工作是档案开放前的一项要紧工作，也是开放档案工作的一个要紧环节，其主要任务是科学而准确区域分、断定档案的开放与控制用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆员工依据标准，对开放期限内的档案逐件进行审察，初步断定开放与控制用范围。二是中审，由具备较高政策水平和业务能力的同志，重点审察初审中没能断定开放与控制用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，依据初审和中审的状况，权衡利弊，进行综合剖析、审察，最后决定与批准档案的开放与否。

２、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是依据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案员工依据不一样的密级采取不一样的管理手段，最大限度地提供借助档案。但秘密不是千篇一律的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此大家就不可以按原有些保密文件管理，而应该根据公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，需要是到了肯定时限的档案，要开放，需要先进行划密解密，把未解密的列入控制用的范围。过去，很多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没按期解密，影响了档案的开放借助。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：“国家秘密事情在保密期限内无需继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当准时解密。”?《中华人民共和国守旧国家秘密法》第１６条?。这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

３、做好档案开放前的基础工作。开放档案第一要做好档案开放的基础工作，即：?１?提升开放档案案卷的内在水平。借助原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目了解、排列系统的需要。?２?打造完善档号。要适应开放后检索与管理的需要。?３?编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，达成检索渠道的多样化。?４?筹备好副本。对珍贵、要紧的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。